Inhoudsopgave
Hoe reageren op klacht mail?
Reageren op klachten: in 5 stappen naar een oplossing
- Reageer zo snel mogelijk. Al zijn klachten doorgaans niet in een vingerknip opgelost, je klant verwacht wel snel een reactie, liefst zelfs binnen het uur.
- Luister en erken het probleem.
- Verzamel alle details.
- Reik een oplossing aan.
- Blijf verder opvolgen.
Hoe wijs je een klacht af?
Omgaan met klachten: 9 tips
- Laat de klager uitrazen. Onderbreek niet, kijk niet boos en veroordeel niet, hoe onterecht en beledigend een klacht soms ook is.
- Zeg sorry.
- Stel zinvolle vragen.
- Wees eerlijk.
- Toon empathie.
- Stuur klagers niet door.
- Bundel de krachten.
- Blijf rustig.
Hoe ga je om met een boze klant?
11 tips over hoe om te gaan met een boze klant
- Laat de klant niet te lang wachten.
- Zorg dat je een duidelijk overzicht hebt van de klantinformatie.
- Luister actief naar de klant.
- Blijf kalm.
- Toon empathie.
- Ga niet in discussie.
- Bied je excuses aan.
- Los het probleem op.
Wat voor soort klachten zijn er?
5 soorten klachten en hoe je ze voorkomt
- ‘Ik kreeg geen begroting’
- ‘Ik kreeg geen reactie op mijn vragen, twijfels, klacht’
- ‘Ik wist niet waar ik met mijn vragen, twijfels, klacht naartoe moest’
- ‘Mijn tandarts vertelde me niet dat ik wel/niet verzekerd was’
- ‘Ik wist helemaal niet dat ik een keuze had’
Hoe reageer je op een boze mail?
Het is verleidelijk om meteen te reageren, maar probeer eerst te kalmeren door een paar keer diep adem te halen. Dan vraag jezelf af of de e-mail werkelijk je aandacht verdient. Hoewel je je beledigd kunt voelen, mag je deze persoon niet laten dicteren hoe je je voelt of hoe de rest van je dag wordt.
Hoe een klachtenbrief eindigen?
Begin de slotalinea met het aangeven dat je uitkijkt naar een reactie op je klacht. Dit herinnert de lezer eraan dat je een antwoord op je klachtenbrief verwacht. Je kunt bijvoorbeeld iets schrijven als: ‘Ik zie uw antwoord op mijn brief graag tegemoet’ of ‘Ik hoop op een spoedige reactie op mijn klacht.